Sık Sorulan Sorular

BİLGİLENDİRME MESAJLARI: Sistemin kullanımı ile ilgili olarak duyurulması gereken bilgiler, EBYS Sistemi ana giriş sayfasında ve sisteme girişten sonra mesaj olarak yayınlanmaktadır. Duyuru mesajlarının dikkatlice okunması ve gerektiğinde uygulanması, kullanıcıların karşılaşabileceği sorunların çözümünde yardımcı olacaktır. 

E-İMZA KULLANIMI: Elektronik İmza kullanımı ile ilgili olarak, yapılan başvurular sonucunda kurum personelimize KamuSM tarafından e-imza’ların gönderimi devam etmektedir. Elektronik İmza’larını kullanabilen birimlerde, sistem üzerinden hazırlanan evraklar E-İMZA İLE ONAY sürecine alınabilir ve evrak onaylandıktan sonra hukuki olarak resmi evrak statüsünde değerlendirilir. Tüm birimlere Elektronik İmza’ların henüz ulaşmamış olması nedeniyle, E-imzası olmayan birimlerin/birimlere hazırlayacakları evrakları ISLAK İMZA ile onaya göndermeleri gerekmektedir. Sistem üzerinde hazırlanan bu evraklar, süreci tamamlayıp onaylandıktan ve numara aldıktan sonra ilgili birim tarafından çıktısı alınarak, eski sistemdeki gibi ıslak imza ile imzalanması, ilgili birime fiziksel olarak gönderilmesi ve dosyalanması gerekmektedir. Aksi takdirde hukuki açıdan bir geçerliliği bulunmayacaktır.

E-İMZA USB AYGIT KURULUMU: E-imza’ların sistem üzerinde kullanılabilmesi için, bilgisayarlarda KamuSM tarafından gönderilen aygıtlara uygun kurulumların yapılması gerekmektedir. Gönderilen kartlar değişiklik gösterebileceğinden, ilgili kurulum dosyaları KamuSM Resmi sitesinden (http://www.kamusm.gov.tr/islemler/surucu_yukleme_servisi/) alınmalıdır. Cihazların sürücüleri ve gerekli dosyaları kurulduktan sonra E-imza Pin numarası ile evrak onaylama işlemleri yapılabilecektir. İzlenmesi gereken kurulum aşamaları, http://ebysyardim.ege.edu.tr adresinden izlenebilir. NOT: Tarafınıza E-imza cihazı gelmeden, sistem üzerinde “E-İmza ile Onaya Gönder” seçeneği kullanılmamalıdır! Aksi taktirde evrak tarafınızdan onaylanamayacağı için sistem üzerindeki evrak süreçleri aksayacaktır!

EVRAK NUMARALARININ KULLANIMI: EBYS Sisteminin devreye alınması ile birlikte, önceden kullanılan evrak kayıt ve evrak kabul yöntemlerinin kullanımı durdurulmuştur. Ancak bazı birimlerde, özel durumlar nedeniyle eski evrak sisteminin kullanılması talep edilmektedir. Kurum bazında hazırlanan tüm belgelere EBYS Sistemi üzerinden evrak numarası alınması gerektiğinden, eski evrak yönteminin kullanılması durumunda oluşan evrak numaralarının Hukuki olarak bir geçerliliği olmayacaktır. Bu nedenle resmi olarak hazırlanması gereken tüm belgelerin EBYS Sistemi üzerinden hazırlanması; sistem üzerinde direkt olarak hazırlanamayan belgelerin ise Harici Evrak olarak sisteme aktarılması gerekmektedir. EBYS Sistemi dışında hazırlanan ve kullanılan hiçbir belge resmi olarak kullanılamayacaktır.

İNTERNET TARAYICISI SEÇİMİ: EBYS Sisteminin sorunsuz olarak çalışabilmesi için kullanılan web tarayıcı seçimi önemlidir. Sistemin sorunsuz çalışabilmesi için mutlaka 32bit Mozilla Firefox (sürüm 41-43) veya 32bit Internet Explorer (sürüm 8, 9, 10, 11) kullanılmalıdır. Diğer tarayıcılarda/sürümlerde Java kullanımı ve uyumsuzluk sorunları yaşanabilmektedir. Windows 10 Kullanıcıları, Internet Explorer EDGE programında, seçenekler içerisindeki INTERNET EXPLORER GİBİ ÇALIŞTIR seçeneği ile IE 11 olarak sistemi sorunsuz olarak kullanabilirler..

JAVA KURULUMU: Kullanılan bilgisayarın İşletim sistemi özelliklerine bağlı olarak (32bit, 64bit, Windows, IOS, Linux vb..) uygun Java JRE kurulumu yapılmalıdır. İşletim sistemi 64bit olan kullanıcılar hem 32bit hem 64bit Java JRE kurulumu yapmalıdır. 32bit İşletim sistemi kullanıcıları sadece 32bit Java JRE kurulumu yapmalıdır. Gerekli Java kurulum dosyaları ve kurulum aşamaları, http://ebysyardim.ege.edu.tr adresinden indirilebilir.

YARDIM VE DESTEK: Elektronik Belge Yönetim Sistemi (EBYS) ile ilgili bilgiler için https://ebysyardim.ege.edu.tr adresi; her tür sorun ve iletmek istediğiniz bilgiler için ebysyardim@mail.ege.edu.tr adresi kullanılmalıdır. Teknik konularda destek alabilmek için öncelikle bağlı bulunduğunuz birimdeki Bilgi İşlem Sorumlusu veya EBYS Eğitimcileri’ne; çözüm bulunamaması halinde Bilgi İşlem Daire Başkanlığı EBYS Grubuna ulaşılmalıdır. Kullanıcı işlemleri, yetkilendirme gibi konular için EBYS Grubu mail adresine mutlaka yazılı istekte bulunulması gerekmektedir, sözlü olarak yapılan başvurular kabul edilmeyecektir.